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浅谈企业秘书队伍建设

[编辑:佚名]     [文章来源:本站原创]     [编辑时间:2014/10/11]     

  

浅谈企业秘书队伍建设

胡超

摘要:随着市场经济的不断发展与完善,国际新形势也越发复杂多变,给当前秘书工作提出了新的问题:面临许多新情况、新特点、新问题,秘书工作者要迫使自己与时俱进,不断推陈出新,就像其他一切事物一样,只有不断地发展和进步,才能适应新形势的需要。目前,我国企业秘书辛勤地付出对完善办公室管理起到了一定的推动作用,但因涉及工作环节多,仍然普遍存在着一些问题,特别是与西方发达国家相比,我国秘书工作的开展困难重重。分析当前企业秘书工作中存在的问题,加强秘书专业队伍的建设、提高秘书的综合素质,有利于企业工作的全面顺利开展。本文就当前我国秘书工作中存在的问题进行了一些探讨,并就如何解决这些问题,促进秘书队伍建设进行了探讨。

主题词:秘书  问题  职业化  队伍建设

一、秘书的职业定义

秘书职业是指从事办公室综合性工作、主要负责处理办公室日常事务以及协助上司处理政务并为决策及实施提供服务的行业。它包含了从企业基础文书、专职文秘到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系。

二、国内秘书工作存在的问题

自古以来,秘书在我国一直被视作行政人员的一部分。秘书,作为一种职务、职位,而不是作为一种职业存在于党政机关和企事业单位之中。秘书作为专业人员已被社会广泛认可,但是还没有走向职业化、规范化、制度化、科学化。而且秘书职业在发展的过程当中,面临的问题也层出不穷,加之受传统意识的限制,致使秘书职业在社会中声望不高,同时也由于没有严格的职业标准,秘书职业缺乏可操作模式。秘书职业建设的困境重重,必须努力改变这一状况。当前我国秘书建设存在的问题,我认为有以下几点:

1、规范性不强

当前我国各行各业已经逐步实行持证上岗制度,但是由于秘书工作没有在较大范围内受到重视以及没有形成一套适合我国实际情况的秘书理论体系,因此对于秘书管理制度不是很完善,从而成为造成我国秘书门槛低的客观原因。另外,当前我国对于秘书专业化普遍存在误解,他们简单地认为秘书的职责就是收发文件、整理文件、接待来访、跟着领导开开会、做个记录等, 只要会使用电脑、打印机就可以做秘书了。对于满足这些工作需求的,只要是个人基本上都能胜任,因此,企业在选用秘书时也就没有一个统一的标准。

2、职业素质总体偏低

一方面,由于现代秘书在我国起步比较晚,没有自己的秘书理论,基本上都是从西方借鉴引进而来,还没有完全地对其进行创造性地吸收,从而不能形成自己的理论,甚至在国内还不能将其称之为一门学科;另一方面,我国秘书职业教育过于重视理论教育,而忽略了素质教育,虽然近年来国家一直强调素质教育,但是还需要很长一段时间来慢慢转变,才能真正实现与我国国情相适应的素质教育。另外,由于不同行业之间的差距较大,也就造成了不同行业之间秘书水平差距过大,从而影响秘书整体水平偏低。

3、工作缺乏积极性

秘书工作人员缺乏高度的责任感,对于工作没有做到全身心地投入进去,常常造成工作处理不到位或者处理不及时。与此同时,秘书职业发展前途相比其他部门而言受到限制比较大,不免会让人失望,从而不能有效地激发秘书人员的工作积极性。

三、秘书队伍建设

我国正处在发展关键的时期,秘书职业在社会中发挥着越来越重要的作用,而我国秘书的职业规范还不够完善,特别是与西方职业秘书差距还很大,在引进先进理论的同时也出现了新的问题。为了适应全球化的发展,必须加速秘书队伍建设。必须建立秘书职业化的统一标准,从思想上、认识上、制度上推陈出新,完善秘书管理体系,规范秘书行业标准,提高秘书队伍整体素质。在构建秘书职业化的理论框架的同时,也要加强可操作的实践模式,为秘书的锻炼创造平台等,形成与我国国情相适应的秘书科学理论体系。

(一)国家方面

规范秘书行业管理力度,逐步推行持证上岗制度。虽然我国自1998年起开始实行秘书人员持证上岗制度,并在企事业单位推行秘书职业资格准入制度,从而使秘书工作开始朝着规范化、制度化、科学化的方向发展。然而,随着秘书行业在我国的不断发展,当前秘书队伍出现的新问题、新挑战也带给了我们新的启示,必须要更新理念,革新管理体制,不能单纯地照搬西方秘书理论,但是对于优秀经验也要创新吸收。首先严格实行职业制度、职业规范,各级党委、政府和其他组织等部门要加大秘书队伍领导,规范秘书职业制度,特别是要在政策上加以引导,引起各级部门对于秘书行业的重视,增强对秘书职业人员的业务指导,特别是了解情况、制定决策和指导工作方面的作用;要有领导同志专人负责分管此项工作;要经常给秘书职业者提要求、交任务、出题目、压担子;要激发从事秘书职业人员的积极性,支持他们做好本职工作;要按照业务水平精,思想素质高,工作作风过硬的原则高要求、高标准严格秘书队伍建设,通过推行秘书职业资格这一制度,促进工作者自觉学习、自觉提升,从而推进秘书职业队伍素质的全面提高,更好地为领导服务,为经济建设服务,为人民服务。其次,要对秘书职业性认识到位,要认识到秘书也是作为一种职业而存在,而不是一种职务。这种不正确的看法主要存在于党政机关和企事业单位中。正因为如此,在工作中就把秘书往领导方向培养,秘书的实际存在也就没有了多大的价值和意义,当然对于秘书工作人员是有利的,但是从整体上来说,办公室办事效率就会大大降低。

(二)学校方面

1、秘书教育要推行职业化教育,要与秘书职业特点相符合。目前,西方发达国家秘书教育更加注重秘书的专业化教育,他们对于秘书培养是针对企业的需求而培养,企业需求什么样的秘书,学校就培养什么样的秘书,且秘书教育专业化极强,并非一味地讲究所谓的综合能力(政治、经济、法律等等各方面都要有较强的能力),而是侧重于速录、公文写作、会议安排等等。我国高校对于秘书的培养应该面向社会而培养,加大与企业的合作,尽量安排学生到企业里进行实务操作方面的学习,让秘书人才成为社会所需要的人才。

2、教学内容要理论实际相结合。首先,教育要注重实务操作。一方面,我国秘书教育应该有自己的特色,注重理论水平教育,但同时要认清理论教育不是秘书教育的重点,不要把教育的重心全部放在理论知识方面。另一方面,要重视理论指导下的秘书实务教育,把理论知识融入到实际工作中去,在实际操作中进一步完善创新与我国实际情况相适应的秘书理论体系。其次,学校课程设置要专业化。当前我国秘书理论教育主要还是偏重于人文学科类综合知识,而与秘书工作内容息息相关的办公室自动化、档案管理、公文写作等课程却涉及极少。这就造成了我国秘书行业整体学历高,但是业务素质偏低的局面。因此,高校对于秘书教育的课程设置应尽量灵活性、科学性、职业性,要与秘书的职业特点相适应,让他们既能在理论的指导下进一步提升自我,又能在实务操作中不断提高自身业务素质。

(三)企业方面

1、合理调整秘书队伍结构,确保秘书队伍稳定。要按照工作实际需要,把不同专业的秘书安排到适合他们发展的岗位上。领导还要善于引导激发秘书工作者的工作潜能,对于有潜力,有能力的优秀秘书工作人员,要适当地委以重任,让他们能够最大限度发挥自己才能,为企业做出更大贡献。对于长时间无所作为的秘书人员要适当予以岗位调整,尽量让他们在能够发挥自己长处的岗位上奋斗。同时,避免秘书队伍庞大,要做到细而精。人数过多会造成诸如缺乏积极性、推脱责任、没有目标等影响团体作用的问题,只有把人力资源结构控制在合理的范围才能让每一个秘书人员实现自己的人生价值,从而留住他们的心,确保了秘书队伍稳定。

2、创造有利环境。要创造有利于秘书工作的内部环境,秘书人员的工作多与写作有关,这就需要一个安静的工作环境,倘若在一个嘈杂的环境中办公,会导致心情烦躁,思绪混乱,不利于工作的开展。而良好的办公环境不但让人心情舒适,还能让人心情愉悦,从而提高办公效率。办公室领导要紧紧把队伍团结在一起,营造和谐办公氛围,从而有利于打造一支专业的秘书团队。

3、优化考核机制。按照平者让、能者上、庸者下的用人原则,让更多优秀秘书人才能够脱颖而出,让工作业绩平平的人员能够迫使自己努力学习,提高自身素质。特别是秘书工作者,他们日常工作的好坏直接影响到企业团队凝聚力,这个综合枢纽区的功能能否最大程度发挥关键还是取决于秘书工作者的业务能力。因此,要灵活运用各项奖惩、考核机制等激励机制按时按量对秘书工作者进行考察、督促他们不断自我学习、自我提升、自我完善。

(四)秘书个人方面

1、提高自身业务素质。秘书工作者要加强学习,不断在实践中摸索,总结出一套既适合自身发展,又能提高办事效率和自身业务水平的经验。要正确认识到自身存在的不足,集他人之所长补己之短,进而在借鉴中不断发现自我,不断完善自我。同时,还要注重学科外知识的延伸,如:经济学、管理学、政治学等等,但仍然要把重心放在自己的专业工作方面。当今社会复杂多变,为了能够更好地应对各种突如其来的变化,必须尽可能多吸收各种科学知识,从而扩大自己的知识面,进而增强自己对外沟通能力,提高处理各种突发事件的反应力。

2、转变思想作风。要深化认识,适应当今时代的要求。作为秘书工作者,我们时刻保持高度的责任感,要正确认识自己的工作职责,工作到不到位关键在于自己对工作的认识,是否有较强的责任感,只有树立正确的人生观、价值观、世界观,以科学理论为指导,才能更好服务于企业。一方面,要树立创新意识,敢于打破传统的思维模式,运用新思想、新观念、新方法去解决实际问题,只有大胆突破限制,才有可能取得进步。另一方面,要保持团队意识。秘书既要强调个人素质,更要有团队意识。一只手打拼出一片蓝天的时代已经一去不复返,必须靠一支有敬业和协调能力强的队伍才能成功。秘书工作也必须面对新形势,迎接新挑战,高标准,严要求,不断创新,努力适应新形势下工作快节奏、高效率、有序运转的需要。

3、合理调整心态。首先,秘书工作最重要的特点就是工作的繁杂性,面对日常诸多琐事,往往会出现心情烦躁导致无法集中精力投入工作,这就需要在日常生活中学会自我调节,以减轻工作压力。其次,秘书这个职业在社会中地位比较低,严重影响了秘书工作者的积极性,这就需要保持良好心态,完善自己的性格,秘书的默默奉献虽然只是那片衬托红花的绿叶,但终有一日,绿叶会在阳光的照耀下闪闪发光。最后,秘书是一个富于挑战的职业,必须在情感的基础上,上升为意志,才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。作为秘书,要想在人群中脱颖而出,出类拔萃,就必须放弃以往保守被动的心理,而以积极的进取心来迎接一切。

四、结语

随着经济全球化不断地深入推进,我国与西方发达国家之间的沟通与交流,合作与发展也将会越来越密切,随之而来的对于现代职业秘书的要求将会越来越高,所遇到的难题也会越发复杂。尤其是我国当前秘书理论体系还没有完善的背景下,我们更要突破视野,放眼世界,加快与国际接轨、与时代同步的进程;朝着职业化、科学化、职能强化和任职资格化的方向发展。在当今竞争激烈的社会中,高素质秘书必须具备一定水平的秘书能力与素质,在此基础之上,理论联系实际,用于办公室管理工作中。只有不断创新、与时俱进、拓展视野、更新理念,才能适应时代的需求,抓住机遇,打造一批职业素质高、业务能力强、工作作风严谨的高端秘书人才队伍。

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