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浅谈如何发挥办公室的整体功能

[编辑:佚名]     [文章来源:本站原创]     [编辑时间:2014-10-11]     

  

浅谈如何发挥办公室的整体功能

中原油田供热管理处办公室主任  李晓军

重庆邮电大学移通学院大四学生  李世睿

 

办公室的整体功能主要包括参谋、管理、协调服务和办文办事办会等,那么这些功能如何相互配合、相互作用,在企业的整体工作中产生作用和影响?本文谈一点粗浅认识。

一、抓好素质工程建设是发挥整体功能的基础和支点

办公室是企业工作中一个综合性很强的核心要害部门,是承上启下、联系左右、协调内外的枢纽,其整体工作水工作质量和工作效率的高低,取决于科室人员的素质状况。具备了高素质,才能保证工作的高标准、高水平、高质量,才能有益于整体功能的充分发挥。

(一)深入学习实践科学发展观,提高思想政治素质

深入学习实践科学发展观并贯彻于办公室工作的始终,是办公室自身建设的首要任务,更是充分发挥整体功能的根本保证。办公室的地位和性质,决定了办公室必须做深入学习实践科学发展观的表率,必须把思想政治素质作为第一素质来抓,才能有力地推动办公室的各项工作,使办公室在更高的层次上发挥好作用。

(二)积极更新知识结构,培养复合型人才

科学研究表明,人类在最近30年所得的知识等于过去两千年之总和,而未来若干年内科技知识还会在许多领域出现更为惊人的突破。在当今知识经济时代,办公室工作所涉及的知识领域在急剧拓宽,企业领导对办公室的要求也在不断提高,我们必须充分认识知识经济时代对个人素质的挑战,努力培养新型的学习意识和态度,树立终身学习的观念,积极打造学习型办公室,不断加快知识更新。应系统学习并掌握社会科学、自然科学、心理学以及系统论、信息论、公共关系学、行政管理学、经济学和本企业的专业知识,会使用计算机等办公自动化设备,实现丰富的知识储备,形成与办公室工作相适应的最佳知识结构,成为知识复合型人才和“多面手”,才能更好地适应新形势下干好办公室工作的需要。

(三)加强业务技能培养,提高专业水平

办公室工作具有很强的专业性,牵扯面也很广,如信息工作、督察工作、文稿起草工作等等。办公室应通过组织培训、考察研讨、交流等方式,使科室人员在学习实践中不断提高自身业务能力和素质;办公室成员要通过向书本学习、向各级领导学习、互相学习取长补短和在实践中加强锻炼等方法,努力提高六种能力,即处理事务的辩证思维能力、较强的综合协调能力、观察和预测能力、分析和决断能力、写作和表达能力、掌握和运用现代科技知识能力,做到提笔能写、开口能讲、有事能办、多谋善行、一专多能,以过硬的本领和娴熟的技能,成为业务上的行家里手。

二、优化人员配置是发挥整体功能的关键

群体结构的优劣直接关系和影响着办公室整体工作效率的高低,关系着办公室整体功能的强化和完善。作为企业的重要职能部门,在办公室人员的配置上必须坚持有利促进、推动和保证整体功能充分发挥的原则,严格执行选人的原则、标准、方法,有效地保证用人质量,使办公室群体结构严密合理,战斗力强。

(一)合理搭配,科学组合

根据办公室的工作性质和特点,合理的办公室人才构成应包括四个方面的类型,即文秘型人才、事务型人才、管理型人才、技术型人才,并按科室定员形成合理的比例。因此,在办公室人员的配备上,应注重知识结构、专业结构、智力结构、性别结构、来源结构、资历结构,应在全面考察的基础上精心挑选,做到拟进人员与现有人员互为补充,合理搭配,逐步形成合理结构。要针对当前文字人员少、文字水平不高、文字秘书后备不足的普遍问题,注意选调文字水平基础较好,有发展潜力的人员充实到办公室来。

(二)引入竞争机制,确保用人质量

在办公室人员的配备上,应引入竞争机制,创造平等竞争、择优用人的良好环境,真正把具有真才实学的人充实到办公室来。特别是在国有企业纷纷实行减人增效、压缩机关定员的条件下,更要通过竞争择优上岗,使全员整体素质始终保持在较高的水平。可通过组织人事部门紧密配合,科学设置岗位、核定人员,按照德才兼备的标准,从政治素质、道德素养、能力素养、心理素养身体素养等方面进行严格的考试与考核,从中优化人选,择优录用,并实行半年左右的试用期,合格后按期调进。

(三)注重培养提高,做到人尽其才

办公室要善于用人,大胆使用,做到知人善任,用人之长,扬长避短,充分发挥每个人的聪明才智,形成合力推动整体功能上台阶。对业务素质高低不同的人员,可根据工作任务要求合理地组织使用,既发挥骨干的作用,又使新手得到培养和提高。同时,办公室既要聚集人才,始终保持一定数量的工作骨干,又要培养和输送人才,保留骨干和适当流动都是形成合理人才结构的需要,只有在相对稳定的基础上又合理流动,才能保持整体活力。

三、发挥整体功能的主要途径和方法

办公室应从实际出发,突出重点,把握全局,充分认识改革新新形势下做好办公室工作的重要性,努力适应新形势和新任务的新要求,采用切合实际的科学操作方法,引导和依靠全体工作人员,树立和强化整体意识,增强责任感、紧迫感和使命感,不断拓宽工作领域,全面提高办公室工作水平。

(一)建立务实高效的工作机制

办公室工作跨度大、环节多、涉及面广、协调性强,特别需要健全的制度来保证。要把实行制度化、规范化、科学化管理作为改进工作的重要一环,作为一项必不可少的基础性建设来抓,从建立和完善各项工作程序、标准、规范入手,进一步理顺内部关系,形成统一协调的工作次序,特别是要实行严格科学的岗位责任制,建立公正、合理、严格的考核制度,实行制度完善、规范有序、运转高效的工作运行机制。要提高对办公室自身工作规律性的认识,对各个岗位的职责任务、目标要求、工作程序、考核标准、奖惩办法等做出明确具体的规定,各项工作制度和工作程序必须严格、具体、可操作性强,便于实施、检查和考核,实现办公室工作由经验管理向制度管理转变。

(二)开拓创新,创造性地开展工作

创新是办公室工作的基础,不创新就很难干好工作。要根据国企改革的新形势、新任务,树立勇于创新的思想观念,保持开拓进取的精神状态,善于运用创造性思维,按照建立现代企业制度的要求,不断探索办公室工作的新思路,新办法和新经验,以更加开阔的视野、更加敏捷的思维、更加审慎的态度,更加扎实的作风,努力开拓办公室工作的新局面。在日常工作中,每办理一份文件、安排一次会议、受理一个问题、协调一件事情,都有可能遇到意想不到的情况,既要按照制度办理,又不能简单的恪守成规,要从单凭经验转变为科学管理,从被动服务转变为主动超前服务,努力克服一般化的工作方法,积极转变观念,打破旧的思维定势,在思路创新、方法创新、工作创新上下协夫,不断创造灵活多样、丰富多彩,行之有效的工作方法,卓有成效的抓好落实,促进企业发展。

(三)强化职能意识当挥职能作用

办公室为充分发挥整体功能,必须认真把握工作重点,发挥好职能作用。

一是在综合协调上下功夫。办公室是企业管理和生产经营的桥梁和纽带,抓好事前协调、事中协调和事后协调三个环节,保证部门之间、工作之间的有机联系、合理衔接。

二是在督查工作上花力气。督促检查是办公室的一项重要工作,应进一步规范督查运行机制,强化督查手段,及时主动地进行督促检查,保证企业重大决策和工作部署不打折扣地得到贯彻落实。

三是在信息工作上抓精品。要围绕企业生产经营等工作情况,把握信息的准确性、及时性、指导性和特色性,及时、准确、客观的反馈信息,特别是要善于挖掘和综合处理高层次、有深度、主题重大、材料新鲜、客观决策参考性较强的精品信息,更好的为领导决策服务。

四是在办文办事办会上用心思。办文、办会、办事是办公室的主要工作,哪一个环节出了差错都会造成严重后果。因此,要在提高办会质量、办事效率和办文水平上多动脑筋狠下功夫,公文制发要把好政策关、内容关、法律关、文字关;每安排一次会议,受理一个问题,从拟定预案到前期准备、组织团体调、现场服务和事后落实,要考虑周到,安排妥当,不出差错,保证及时、准确、高效。

五是向办公室自动化要效率。为适应信息社会和领导工作高效率、快节奏和需要,必须加快办公室自动化建设,以减轻办公室人员的劳动强度,提高工作效率。



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